So fördern Sie die Motivation in virtuellen Teams

Schon lange vor dem Ausbruch von COVID-19 bevorzugten viele Mitarbeiter*Innen die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten und die damit verbundenen Freiheiten. Im Jahr 2020 wurde Remote-Arbeit dann mit einem Mal zur alltäglichen Routine. Seitdem steuert die Welt auf eine weniger mobile, zunehmend digitale Realität zu, die große technologische und führungstechnische Anpassungen erfordert und in der die virtuelle Führung mehr und mehr zum Standard wird. Dementsprechend wichtig ist es, die Motivation in virtuellen Teams zu fördern. 

Virtuelle Führung beschreibt Führungssituationen, in denen eine Führungskraft mit mehreren oder allen Mitarbeiter*innen ihres Teams über digitale Kommunikationsmedien in Kontakt steht. In dieser Situation ist die Führungskraft nicht nur dafür verantwortlich, die Kommunikation mit den einzelnen Teammitgliedern aufrechtzuerhalten, sondern auch den Stil und die Häufigkeit der virtuellen Interaktionen so zu gestalten, dass Vertrauen und Motivation gefördert werden.

Unternehmen müssen sich mit der Tatsache auseinandersetzen, dass Remote-Arbeit die Motivation des Teams oder einzelner Teammitglieder verringern kann, selbst wenn die Produktivität des Einzelnen angeblich höher ist. Solche Motivationsverluste können oft schleichend und zunächst unbemerkt geschehen und mit hoher Wahrscheinlichkeit zu langfristigen Problemen in der Organisation führen.

So erhöhen Sie die Motivation in virtuellen Teams

Gelungene Führung und langfristiger Motivationserhalt aus der Ferne erfordern im Grunde den gleichen Ansatz wie in einer traditionellen Büroumgebung. Die Tools und Strategien, die verwendet werden, um im Team vertrauensvolle Verbindungen herzustellen, die Kommunikationslinien offen zu halten und die Leistung im Blick zu behalten, sind also nicht neu, müssen jedoch an die Herausforderungen von  Remote-Arbeitsplätzen angepasst werden.

1. Die Technik steht an erster Stelle: Nichts senkt die Motivation Ihres Teams schneller als langsame Computerprogramme oder Laptops, die bei den täglichen Aufgaben abstürzen. Planen Sie ein Budget für aktuelle und zuverlässige Technologie ein und schulen Sie alle Beteiligten im Umgang mit den benötigten Tools. Erst wenn dieser technische Rahmen vernünftig steht, kann sich das Team vollständig auf seine Aufgaben bei der konzentrieren.

2. Kultivieren Sie eine Wachstumsmentalität: Die physische Entfernung zum Büro kann dazu führen, dass sich Einzelpersonen unsicher fühlen, was ihre beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten angeht, umso mehr, wenn die Zeichen der Zeit gerade auf Krise stehen. Um die Bindung an das Unternehmen und die Motivation zu fördern, ist es entscheidend, mit dem Team Gespräche über diese Entwicklungsmöglichkeiten zu führen. Dies hilft den Mitarbeitern, das Gefühl zu haben, dass sie, egal wo sie sich in ihrer Karriere befinden – vom Service bis zur Führungsposition -, nach mehr streben können.

3. Geben Sie Struktur: Klare formulierte Erwartungen, regelmäßiger Austausch und die beständige Möglichkeit zur Rücksprache sind extrem wichtig. Machen Sie deutlich, ob und wann bestimmte Teammitglieder online sein oder an Meetings teilnehmen
sollen. Gemeinsam geführte Kalender, To-Do-Listen oder Team-Chats gehören eigentlich schon lange zum Standardrepertoire und helfen ungemein. Trotzdem gibt es hier oft noch deutliches Verbesserungspotential in Unternehmen. Nutzen Sie regelmäßige Check-in-Calls mit Kolleg*innen, um deren Fortschritte zu besprechen, Projektziele zu klären oder Feedback zu geben.

4. Schaffen Sie eine Atmosphäre der Flexibilität: Anstatt ihr Team zu mikromanagen, konzentrieren Sie sich auf die persönlichen und kollektiven Ziele Ihrer Mitarbeiter*innen. Menschen arbeiten gerne aus der Ferne, weil sie das Gefühl haben, dass ihnen vertraut wird und dass sie die Kontrolle haben, was sich wiederum positiv auf deren Motivation und Produktivität auswirkt. Wenn eine Führungskraft den Mitarbeitern zeitliche Flexibilität gewährt, um mit familiären und persönlichen Situationen umzugehen, fühlen sie sich oft loyaler gegenüber dem Unternehmen und dem Team.

5. Üben Sie sich in Empathie: Es ist notwendig, die persönlichen und beruflichen Herausforderungen zu erkennen, mit denen die die Mitglieder Ihres Teams konfrontiert sind. Ob es sich um Schwierigkeiten handelt, sich über die Distanz mit den Kolleg*innen verbunden zu fühlen, Schwierigkeiten bei der Trennung von Arbeit und Privatleben oder stressige Situationen z.B. wegen fehlender Kinderbetreuung: Führungskräfte sollten proaktiv versuchen, die Perspektive und Situation ihrer Mitarbeiter zu verstehen, um echte Unterstützung zeigen zu können. Dies kann geschehen, indem sie freundliche E-Mails verschicken, konsequente wöchentliche Meetings für den ungezwungenen Austausch einplanen und Teammitglieder direkt, aber natürlich ohne unangebrachte Grenzüberschreitungen, nach ihrer Situation fragen. Der persönliche und mitfühlende Umgang wird dazu beitragen, Vertrauen und Motivation in virtuellen Teams zu fördern.

Ein Aufruf zum Handeln 

Im vergangenen Jahr hat eine große Zahl von Unternehmen angekündigt, auch nach der Überwindung der Corona-Pandemie weiterhin überwiegend auf Remote-Arbeit zu setzen oder diese ihren Mitarbeiter*innen zumindest flexibel anzubieten. Dieser Übergang erfordert von Führungskräften neue Fähigkeiten im Umgang mit Technik, einen offenen, wertschätzenden Kommunikationsstil sowie Verständnis und Einfühlungsvermögen – die Anforderungen an Führungsrollen werden also noch komplexer. Es ist unabdingbar, dass sich Unternehmen nun sehr intensiv mit virtueller Führung auseinandersetzen, damit wir alle in Zukunft ein motivations- und damit leistungsförderndes Arbeitsumfeld vorfinden.