Assessment digital: Valide Beobachtung und menschliche Nähe trotz räumlicher Distanz

Ein rein digitales Assessment: das reicht uns nicht aus! Wir möchten unsere zukünftigen Kolleg*innen persönlich kennen lernen!

HR-Verantwortlicher, Großkonzern

Seit dem Ausbruch des Corona-Virus hat sich die Arbeitswelt dramatisch verändert. #SocialDistancing ist ein Schlüsselbegriff auf der Suche nach einer Lösung zur Bewältigung der aktuellen Epidemie. Von einem Tag auf den anderen wurde jede Form von Meetings oder persönlichem Austausch digitalisiert und die Einwahldaten verschiedenster Anbieter für Telefon- und Videokonferenzen füllen die Kalender von Führungskräften und Mitarbeiter*innen. Aber lassen sich alle Formate des sozialen Austauschs gleichermaßen gut digitalisieren? Welche Konsequenzen hat #socialdistancing für die Personalauswahl und -entwicklung, wo Präsenzveranstaltungen und persönlicher Austausch eine zentrale Rolle spielen? Wie lässt sich dem Bedürfnis entgegenwirken, zukünftige Kolleg*innen persönlich kennen zu lernen?

Während digitale Varianten des Interviews heute in der Personalauswahl bereits an der Tagesordnung sind, schrecken viele Unternehmen bisher vor dem Einsatz vollständig digitaler Assessment und Development Center zurück. Es ist gerade der persönliche Austausch zwischen Teilnehmer*innen und Beobachter*innen, der simulative Verfahren erst zu dem werden lassen, was sie sind: Methoden zur systematischen Verhaltensbeobachtung, auf Basis derer eine fundierte Einschätzung der Kompetenzen einer Person erfolgt. Lässt sich eine systematische Verhaltensbeobachtung tatsächlich digitalisieren?

Unsere Antwortet lautet: Ja! Und nicht nur das. Wie sich gerade in der Corona-Krise beobachten lässt, genügen auch vollständig digitale Verfahren dem Anspruch, in einem Assessment oder Development Center möglichst die Arbeitsrealität und damit die Anforderungen an eine*n Stelleninhaber*in abzubilden. Dieser Tage wird deutlich: Ein digitales Meeting und Mitarbeitergespräch oder eine digitale Board-Präsentation sind keinesfalls Zukunftsmusik, sondern spätestens dieser Tage für viele zum Alltag geworden. Während man für ein persönliches Krisengespräch in der Vergangenheit vermutlich den persönlichen Kontakt gesucht hätte, muss heute ein Videoanruf ausreichen. Dementsprechend ist es nicht nur sinnvoll, sondern auch zeitgemäß, Assessment-Elemente in den digitalen Kontext zu integrieren und Verhaltensweisen eben genau in diesem Rahmen zu beobachten. Darüber hinaus bringt ein digitales Assessment zahlreiche weitere Vorteile mit sich. Einerseits führen digitale Assessments zu Einsparungen an Reisekosten und -zeit und tragen zugleich zu einer Verbesserung deren Nachhaltigkeit bei. Die zeitlichen Einsparungen führen dazu, dass Assessments zeitlich noch flexibler und effizienter eingesetzt werden können. Durch den klar strukturierten Aufbau technischer Lösungen, die für digitale Assessments eingesetzt werden, lässt sich zudem der Grad an Standardisierung für alle Teilnehmer*innen erhöhen. Gleichzeitig lässt sich auch der Beobachtungsprozess systemgestützt strukturieren (z. B. mit unserem Tool Paperless Assessments).

Menschlichkeit im digitalen Assessment

Neben technischen Aspekten stellt sich aber natürlich die Frage nach der „menschlichen“, emotionalen Komponente von Assessment-Verfahren. Nicht nur im Recruiting mit externen Bewerber*innen ist der persönliche Kontakt wichtig, um die gegenseitige Passung zum Team oder zum Unternehmen zu erfassen. Er stellt auch in internen entwicklungsorientierten Verfahren eine wichtige Komponente dar. Gerade wenn es um individuelle Entwicklung, Lernen und Austausch geht, ist es wichtig, einen persönlichen und vertrauensvollen Lernraum zu schaffen.

Um eine mit einem Präsenzverfahren gleichzusetzende, hohe diagnostische Qualität und gleichzeitig einen möglichst persönlichen zwischenmenschlichen Austausch sicherzustellen, sind die folgenden Aspekte zentral.

• Einführung der Beobachter und Teilnehmer in die Technik

Digitale Simulationsverfahren – ob im Auswahl- oder Entwicklungskontext – lassen sich mit verschiedenen technischen Tools durchführen. Zentral für eine erfolgreiche Umsetzung digitaler Simulationsverfahren ist eine gründliche Einführung von Beobachter*innen und Teilnehmer*innen in das jeweils eingesetzte technische Tool. Nur wenn alle Beteiligten mit den technischen Möglichkeiten vertraut sind, lassen sich die Kompetenzen der Teilnehmer*innen valide beurteilen. Deshalb empfehlen wir, neben der Einführung in Ablauf und Inhalte auch eine gründliche Einführung in die Technik einzuplanen.

• Ablauf und Organisation

Mit Hilfe individueller Ablaufpläne, die mit verschiedenen virtuellen Durchführungsräumen verknüpft sind, lassen sich nicht nur Einzelverfahren, sondern sogar Gruppenverfahren problemlos digital abbilden. Es hat sich insbesondere bei Gruppenverfahren als sehr nützlich erwiesen, in einem allzeit zur Verfügung stehenden virtuellen Hauptmeetingraum eine*n Ansprechpartner*in für inhaltliche, organisatorische und technische Fragen zu positionieren.

• Moderation des digitalen Centers

Einen zentralen Erfolgsfaktor insbesondere bei Gruppenverfahren stellt die systematische Moderation aller Übungselemente dar. Die Moderation dient vor allem dazu, inhaltlich, organisatorisch und technisch Orientierung zu bieten. Darüber hinaus leistet sie aber auch einen wichtigen Beitrag dazu, eine positive und wertschätzende Atmosphäre in jeder Situation zu schaffen. So gelingt es, die virtuelle Distanz zu überbrücken.

• Bereitstellung erforderlicher Dokumente

Die Bereitstellung notwendiger Dokumente kann bedarfsorientiert auf verschiedenen Wegen erfolgen. Neben Bildschirmübertragung oder dem Versenden von Dokumenten als PDF per E-Mail oder im Chat des jeweiligen Tools steht für die Darbietung von Instruktionen für die Teilnehmer*innen die ITB-Online-Plattform IONA zur Verfügung. So lassen sich Inhalte vor der Verbreitung schützen und zudem im Sinne der Objektivität und Fairness vergleichbare Bedingungen bei der Bearbeitung der Übungen herstellen.

• Informeller Austausch

Es hat sich gezeigt, dass bei digitalen Assessments die Möglichkeit zum informellen Austausch unter Teilnehmer*innen beziehungsweise Beobachter*innen sowie über alle Beteiligten hinweg für eine positive Atmosphäre wichtig ist. Dies zeigt sich besonders bei digitalen Gruppenverfahren. Um diesen Austausch zu ermöglichen, bietet sich ein durchgängig geöffneter Hauptmeetingraum an. Zusätzlich kann es hilfreich sein, eine virtuelle „Kaffeebar“ einzurichten und explizit Zeiträume für informellen Austausch vorzusehen. Mitunter können moderierte Austauschformate gerade zu Beginn eines virtuellen Assessments die Hemmschwelle für einen persönlichen Austausch trotz virtueller Distanz senken.

Simulationsübungen

Von besonderem Interesse ist die Umsetzbarkeit verschiedener Übungstypen im virtuellen Assessment. Lässt sich gezeigtes Verhalten in unterschiedlichen Übungstypen gleichermaßen gut beobachten?

• Digitale Präsentation

Mittels Bildschirmübertragung und vorbereiteten Präsentationen ist es sehr gut möglich ist, die inhaltliche Aufbereitung (komplexer) Themen zu evaluieren und zugleich das Verhalten des Präsentierenden zu beobachten. So sind beispielsweise kommunikative Fähigkeiten wie Mimik, Gestik oder Sprachmodulation sehr gut erfassbar. Durch Ausschalten der Videofunktion der Beobachtenden rückt der Präsentierende sogar noch verstärkt in den Fokus, sodass etwaige Ablenkungen aus dem Umfeld ausbleiben. So lassen sich beispielsweise Selbstpräsentationen oder die Präsentation von Fallstudien digital realisieren.

• Digitales Rollenspiel

Während die Vermutung nahe liegt, dass ein virtuelles Rollenspiel sich besonders „artifiziell“ anfühlt, zeigt sich, dass Teilnehmer*innen und Rollenspieler*innen keine wesentliche Einschränkung gegenüber einer direkt persönlichen Interaktion beobachten. Im Gegenteil empfinden die Gesprächspartner*innen die Situation sogar als weniger artifiziell, da sie sich weniger „beobachtet“ fühlen. Auf diese Weise entsteht noch stärker als in einem Präsenz-Rollenspiel die Atmosphäre einer bilateralen Konversation – wenn auch per Video-Telefonie. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, unterschiedliche Videoübertragungs-Modalitäten der jeweils eingesetzten Lösung zu berücksichtigen (z.B. Sprecher- vs. Galerieansicht) und diese optimal auf die Rollenspielsituation abzustimmen.

• Digitale Gruppendiskussion

Eine digitale Gruppendiskussion repräsentiert Arbeitsprozesse in Zeiten der virtuellen Zusammenarbeit und erlaubt somit eine dezidierte Reflektion über die effiziente Gestaltung virtueller Meetings. Hilfreich an dem digitalen Vorgehen ist, dass anders als in realen Diskussionen jeweils nur ein*e Teilnehmer*in zeitgleich sprechen kann, sodass es für die Beobachter*innen leichter ist, sich auf die Beiträge einzelner zu konzentrieren. Analog zu papierbasierten Visualisierungsmethoden in einem Präsenz-Assessment lassen sich auch digitale Medien wie z. B. digitale Whiteboards oder geteilte Dokumente zur Zusammenarbeit und Visualisierung nutzen. Auch in einer digitalen Gruppenübung lassen sich so bei einer Gruppengröße von 3-4 Teilnehmer*innen neben inhaltlichen Gesichtspunkten auch wesentliche Aspekte der Zusammenarbeit, wie Kommunikation, Kooperation oder Meeting-Moderation gut beurteilen.

• Integration von Online-Tests

Neben klassisch simulativen Elementen zeigte sich zudem, dass sich Online-Testangebote nahtlos in ein digitales Assessment integrieren lassen. Mithilfe individueller Links können Teilnehmer*innen spezifische (interaktive) Testelemente wie beispielsweise Leistungstests zu kognitiven oder fachspezifischen Fähigkeiten, digitale Postkörbe oder Persönlichkeitstests über das ITB-Online-Portal IONA bearbeiten. Dieses Vorgehen ermöglicht auch in einem verschachtelten Gruppenverfahren einen effizienten diagnostischen Informationsgewinn für Teilnehmer*innen und Beobachter*innen gleichermaßen. Individualisierte Reports mit vertiefenden Reflexionsfragen und Praxistipps können die Teilnehmer*innen zusätzlich bei der eigenen Weiterentwicklung unterstützen.

• Digitales Feedback

Von zentraler Bedeutung für die Lernerfahrung der Teilnehmer*innen in entwicklungsorientierten Assessments ist das multiperspektivische Feedback. Um situatives Feedback nach jedem Element zu sichern, können beispielsweise mit Hilfe digitaler Whiteboards oder beschreibbarer Feedback-Formulare Inhalte des Feedbacks situativ gesichert werden. Mit Hilfe eines begleitenden Lerntagebuchs können die Teilnehmer*innen Zwischenzeiten im Verfahren zudem dazu nutzen, auf Basis eigener Selbstreflexion und dem erhaltenen Feedback eigene Handlungsoptionen für die weitere Entwicklung zu generieren.

Fazit

Insgesamt lautet unser Fazit, dass sich bei virtuellen Auswahl- oder Entwicklungsverfahren nicht die Frage stellt, ob diese sich qualitativ hochwertig durchführen lassen, sondern wie. Mit passenden Methoden lassen sich sowohl technisch als auch menschlich die notwendigen Bedingungen schaffen, um ein Assessment-Verfahren erfolgreich zu machen. Wenn Sie Interesse an einem ausführlichen Erfahrungsbericht haben, kommen Sie bitte gerne auf uns zu.